在共同费用未取得发票的情况下，使用分割单入账是可行且符合税务规定的方法。以下是具体操作流程及注意事项：

一、分割单使用的核心条件

根据《企业所得税税前扣除凭证管理办法》（国家税务总局公告2018年第28号）规定：

适用场景：企业与其他方（企业或个人）共同接受劳务或租赁资产（如水、电、燃气等）产生的费用，且费用由一方统一支付。 

凭证要求：若费用需分摊给其他方，支付方需以发票和分割单作为扣除凭证，分摊方以分割单作为扣除凭证。 

费用真实性与合理性：费用必须真实发生，分摊标准明确且合理（如按面积、用量、人数等）。 

二、分割单入账操作流程

1. 收集证明费用真实性的材料

付款方（垫付方）需提供： 原始费用支付凭证（如银行回单、付款记录）； 

供应商开具的收据/结算单（若确实无发票）； 

合同或协议（证明费用性质）。 

分摊方（贵公司）需准备： 共同费用确认函（说明各方承担比例）； 

分摊计算表（列明分摊依据、金额、公式）。 

2. 制作分割单（必备要素）

分割单需包含以下关键信息（参考模板）：

项目内容要求

费用名称 如水电费、物业费、场地租赁费等 

原始凭证号/来源 付款方支付凭证编号、供应商名称 

总金额 共同费用发票金额（如无发票则注明"无票费用"并附付款证明） 

分摊方信息 各方名称、纳税人识别号、地址、联系方式 

分摊依据 如：按办公面积（占比30%）、使用时间、约定比例等 

分摊金额 精确计算到分 

签章 付款方盖章+分摊方盖章（需双方确认） 

3. 账务处理

付款方（垫付方）账务： 借：管理费用/销售费用—XX费用（自付部分）  100元

    其他应收款—XX公司（垫付分摊部分）    50元

  贷：银行存款                              150元

分摊方（贵公司）账务： 借：管理费用/销售费用—XX费用            50元

  贷：其他应付款—XX公司（付款方）          50元

实际支付时：

借：其他应付款—XX公司                    50元

  贷：银行存款                           50元

4. 凭证附件要求

分割单原件（双方签字盖章） 

费用分摊计算表 

付款方的付款凭证（银行流水复印件等） 

共同费用说明文件（说明无法取得发票的原因及分摊依据） 

三、关键注意事项

税务风险防范：

仅限企业所得税扣除：分割单不可用于增值税抵扣（无进项税）。 

避免滥用：仅适用于水电费、物业费、联合服务等真实共同费用，不可用于虚构分摊。 

留存备查材料：费用合同、用量记录、场地使用证明等需留存5年备查。 

特殊费用限制：

租赁房水电费：若房东不开具发票，租户凭分割单+房东水电费总账单入账。 

劳务类费用：如共同聘请服务，需提供三方协议佐证。 

分割单的替代方案：

尽量要求收款方为每一分摊方补开发票（最优解）。 

若收款方为个人（如房东），可凭其身份证代开发票（部分地区税务大厅可办理）。 

四、无发票场景下的特殊处理

情况：连付款方都未能取得任何收款凭证

解决方案：

由付款方向收款方追索，要求提供收款证明（盖章收据等）。 

分摊方需收集： 分割单（各方签章） 

费用合理性说明（管理层审批） 

银行支付记录（证明资金真实流出） 

费用分摊协议（提前签订） 

注：此操作易引发税务质疑，需谨慎评估风险。

五、实例说明

案例：A、B公司合租办公室，物业费1万元由A公司支付，但物业公司未开票。

B公司操作：

与A公司签订《费用分摊协议》（约定按面积分摊50%） 

取得A公司提供的： 物业费付款凭证 

分割单（总金额10,000元，B公司分摊5,000元） 

入账分录： 借：管理费用—物业费  5,000  

 贷：其他应付款—A公司  5,000

凭证附件：分割单+付款凭证复印件+分摊协议+费用说明。 

总结

在共同费用无发票时，分割单+资金流水+分摊协议+辅助证明材料是合规入账的核心。务必确保：

费用真实发生且有合理分摊依据； 

双方对分割单内容签字盖章确认； 

仅用于企业所得税扣除，不涉及增值税抵扣； 

长期大额分摊需重新评估交易结构，优先解决开票问题。 

建议与主管税务机关提前沟通操作细节，降低后续稽查风险。